Məhsul təqdimatlarında çox vaxt açıq qeydiyyatdan və bilet satışından daha çox nəzarətli qonaq təcrübəsi vacib olur. Əsas əməliyyat çətinliyi dəvət olunmuş Qonaq siyahısını Dəvətnamə, RSVP cavabı, QR Ticket və giriş prosesi ilə əlaqələndirmək, eyni zamanda məhsul təqdimatı komandasının vahid Event məlumatları üzərində işləməsini təmin etməkdir. Buna görə məhsul təqdimatı qonaqlarının idarə edilməsi proqramı yalnız e-poçt göndərilməsini və ya QR skanını deyil, bütün yalnız dəvətnamə ilə iş axınını dəstəkləməlidir. QRGATE bu model üçün hazırlanıb: təşkilatçı Qonaq siyahısını yaradır və ya idxal edir, fərdiləşdirilmiş Dəvətnamələr göndərir, lazım olduqda RSVP-ni aktivləşdirir, unikal QR Ticket-lər təqdim edir və səlahiyyətli Entry Staff və ya Self Check-in vasitəsilə Check-in məlumatını qeydə alır. Burada məhsul təqdimatı ayrıca QRGATE məhsul kateqoriyası deyil, tədbir kontekstidir.
Məhsul təqdimatı komandaları nələrə nəzarət etməlidir
Yalnız dəvətnamə ilə keçirilən təqdimata media nümayəndələri, tərəfdaşlar, müştərilər, əməkdaşlar, VIP qonaqlar və digər dəvət olunmuş qruplar daxil ola bilər. Bu Qonaqların əməliyyat baxımından fərqli ehtiyacları olsa da, hamısı eyni Event kontekstinə aid olmalıdır. Adlar bir cədvəldə, mesajlar e-poçt alətində, kodların yoxlanması isə ayrıca giriş alətində saxlanıldıqda, hansı Qonağın dəvət edildiyini, RSVP cavabının alınıb-alınmadığını, QR Ticket-in düzgün Event-ə aid olub-olmadığını və uğurlu Check-in-in qeydə alınıb-alınmadığını görmək çətinləşə bilər.
- Açıq iştirakçı özünəqeydiyyatı əvəzinə əvvəlcədən müəyyən edilmiş, təşkilatçı tərəfindən idarə olunan Qonaq siyahısı
- Event və nəzərdə tutulan Qonaqla əlaqələndirilmiş fərdiləşdirilmiş Dəvətnamələr
- Faktiki iştirakdan ayrıca izlənilən opsional RSVP statusları
- Müvafiq Qonaq və Event ilə əlaqəli unikal QR Ticket-lər
- Platformanın biznes yoxlamasından istifadə edən Entry Staff və ya Qonaq tərəfindən başladılan Self Check-in
- VIP giriş, yemək, parklanma və ya hədiyyə kimi Event-ə bağlı Qonaq Extra Items məlumatları
- Əməliyyat sonrası izləmə və tədbirdən sonrakı təhlil üçün hesabatlar və eksportlar
Məhsul təqdimatı üçün praktik qonaq iş axını
Məhsul marketinqi və ya tədbir agentliyi komandası aşağıdakı hipotetik iş axınından istifadə edə bilər. Proses boyunca Qonaq qeydlərinə nəzarət təşkilatçıda qalır; ziyarətçi açıq qeydiyyat forması vasitəsilə özünü Event-ə əlavə etmir.
- Event yaradın və RSVP-nin aktiv olub-olmaması da daxil olmaqla müvafiq Event parametrlərini qurun.
- Məhsul təqdimatı Qonaq siyahısını QRGATE-də yaradın və ya dəstəklənən Excel formatından idxal edin. Təşkilatçı daha sonra Event-ə məxsus siyahını idarə və lazım olduqda eksport edə bilər.
- E-poçt vasitəsilə fərdiləşdirilmiş Dəvətnamələr göndərin. Hər Dəvətnamə Event və Qonaqla əlaqələndirilir və Qonağın QR Ticket-ini dəvət prosesi çərçivəsində təqdim edə bilər.
- RSVP aktivdirsə, dəvət olunmuş hər Qonağa öz QR Ticket səhifəsində cavab vermək imkanı yaradın. Mövcud statuslar Pending, Attending və Not attending-dir.
- Unikal QR Ticket-ləri yaradın və təqdim edin. QR Ticket Qonaqla Event arasındakı əlaqəni müəyyən edir; özü-özlüyündə müstəqil giriş hüququ deyil.
- Məkanda səlahiyyətli Entry Staff-dan istifadə edin və ya Self Check-in-i aktivləşdirin. QRGATE biznes yoxlamasını tətbiq edir və nəticədə yaranan Check-in hadisəsini qeydə alır.
- Təqdimatdan sonra Qonaq, RSVP, Check-in, Extra Items və digər mövcud Event hesabatlarını və ya eksportlarını nəzərdən keçirin.
QRGATE modulları birlikdə necə işləyir
QRGATE təqdimat iş axınının ümumi konteksti kimi Event-i əsas götürür. Modullar əlaqəsiz ayrıca məhsullar deyil, vahid platformanın hissələridir. Bu yanaşma təşkilatçı tərəfindən idarə olunan Qonaq qeydinin Dəvətnamə və giriş prosesi boyunca əsas istinad olaraq qalmasına imkan verir.
- Event: Təqdimat kontekstini və RSVP-nin aktivləşdirilməsi, Qonağa görünən Dəvətnamə dili kimi Event səviyyəli parametrləri təmin edir.
- Guest: Dəvət olunmuş şəxsin Event-ə məxsus qeydini saxlayır. Qonaqlar təşkilatçı tərəfindən yaradılır, idxal olunur və idarə edilir.
- Invitation: Sənədləşdirilmiş e-poçt kanalı vasitəsilə fərdiləşdirilmiş dəvətnamələr yaratmaq və göndərmək üçün Event və Qonaq məlumatlarından istifadə edir.
- RSVP: Aktiv olduqda, dəvət olunmuş Qonağın cari iştirak cavabını qeydə alır. Qonaq dəstəklənən Event dövründə öz QR Ticket səhifəsində cavabını yeniləyə bilər.
- QR Ticket: Bir Qonaq və bir Event ilə əlaqəli unikal rəqəmsal identifikatordur. Check-in-in etibarlı olub-olmadığını platformanın biznes qaydaları müəyyən edir.
- Check-in: Platforma Qonağı, Event-i və tətbiq olunan biznes qaydalarını yoxladıqdan sonra faktiki giriş hadisəsini qeydə alır.
- Entry Staff və Self Check-in: Girişi başlatmağın iki əməliyyat üsulunu təqdim edir. Self Check-in ayrıca yoxlama prosesi yaratmır; Entry Staff Check-in ilə eyni biznes qaydalarından istifadə edir.
- Extra Items və Reports: Qonaqla əlaqəli xidmətləri və ya əşyaları Event-ə bağlayır, dəstəklənən hallarda əməliyyat görünüşləri, yekunlar və eksportlar təqdim edir.
RSVP-ni məhsul təqdimatında faktiki iştirakdan ayrı saxlayın
RSVP təqdimatdan əvvəl komanda Qonaqların iştirak niyyətini izləmək istədikdə faydalıdır. Lakin RSVP Qonağın məkana gəldiyinin sübutu kimi qəbul edilməməlidir. RSVP aktivdirsə, Qonaq öz QR Ticket səhifəsində Attending və ya Not attending seçə, yaxud Pending / No response yet statusunda qala bilər. Qonaq siyahısı cari RSVP statusunu göstərə, RSVP sütunu əlavə edə və bu statusları qruplaşdıra və sıralaya bilər. Uğurlu Check-in faktiki girişi qeydə alan ayrıca Event fəaliyyətidir. Attending RSVP avtomatik olaraq Check-in yaratmır və Not attending cavabı QR Ticket-i avtomatik ləğv etmir.
- Dəvət olunmuş Qonaqların son cavabını anlamaq üçün RSVP-dən istifadə edin.
- Məhsul təqdimatının girişində faktiki baş verənləri qeydə almaq üçün Check-in-dən istifadə edin.
- RSVP ümumilərini iştirak statistikası kimi təqdim etməyin.
- Qonaq cavabını dəyişərsə, sonuncu uğurla yadda saxlanmış cavab cari status olur.
Entry Staff və ya Self Check-in seçin
Uyğun giriş prosesi təqdimat komandasının Qonaqların girişini necə başlatmaq istəməsindən asılıdır. Staff-assisted Check-in zamanı səlahiyyətli Entry Staff Qonağı müəyyən edir, Event-in yoxlama qaydalarını tətbiq edir və girişi qeydə alır. Self Check-in zamanı dəvət olunmuş Qonaq öz QR Ticket-i və ya dəstəklənən identifikatoru ilə prosesi özü başladır; platforma yenə eyni mərkəzi biznes qaydalarını tətbiq edir. Hər iki yanaşma eyni Qonaq və Event qeydlərinə bağlıdır.
- Giriş komandası Qonaqlara yol göstərməli və ya istisnaları yerində həll etməlidirsə, Entry Staff-dan istifadə edin.
- Təqdimatın quruluşu Qonaq tərəfindən başladılan girişi dəstəkləyirsə, Self Check-in-dən istifadə edin.
- Ayrıca qapı siyahısı saxlamaq əvəzinə eyni Event-ə məxsus məlumat və yoxlama məntiqindən istifadə edin.
- Entry Staff-a yalnız təyin edilmiş Event əməliyyatlarını yerinə yetirməyə imkan verən rol əsaslı girişdən istifadə edin.
VIP girişini, yeməyi, parklanmanı və hədiyyələri Extra Items kimi izləyin
Məhsul təqdimatlarında Qonağa məxsus əşyalar və ya hüquqlar ola bilər. Hipotetik təqdimatda təşkilatçı bir Qonağa parklanma hüququ, başqa qrupa yemək və seçilmiş dəvətlilərə hədiyyə təyin edə bilər. QRGATE Extra Items modeli bu xidmətləri, hüquqları və ya fiziki əşyaları Event və müvafiq Qonaqla əlaqələndirir. Qurulmuş proses bunu dəstəklədikdə, təyin etmə, mövcudluq və geri qaytarma və ya təhvil statuslarının həyat dövrü izlənə bilər. Bu məlumatı sərbəst mətn qeydlərində saxlamaqdan daha strukturlaşdırılmış yanaşmadır.
- Sabit məhsul təqdimatı paketi əvəzinə Event-ə məxsus Extra Item növləri yaradın.
- Bir və ya bir neçə Extra Item-i müvafiq Qonağa təyin edin.
- Səlahiyyətli əməkdaşlara uyğun təhvil və ya istifadə statusunu qeydə almaq imkanı verin.
- Əməliyyat təhlili üçün Extra Items hesabatlarını Qonaq və Check-in məlumatları ilə birlikdə istifadə edin.
Beynəlxalq təqdimat auditoriyası üçün Event dil parametrlərindən istifadə edin
Beynəlxalq məhsul təqdimatında bəzi dəvət olunmuş Qonaqlar admin interfeysindən fərqli dilə üstünlük verə bilər. Təşkilatçı Event səviyyəsində Qonağa görünən Dəvətnamə dilini seçə bilər. Bu parametr admin dilindən müstəqildir və qeyri-ingilis tenantda da ingilis dili seçilə bilər. Dəvətnamədə, Qonağın QR Ticket səhifəsində və Calendar səhifəsində QRGATE tərəfindən yaradılan sistem mətnləri Event-in Qonaq dilini izləyir. Təşkilatçı tərəfindən daxil edilən məhsul təqdimatı adı, təsvir, məkan, geyim qaydası və istiqamətlər avtomatik tərcümə edilmir; komandalar bu məzmunu Qonaqların oxumasını istədikləri dildə təqdim etməlidir.
- Qonağa görünən dili Event səviyyəsində təyin edin.
- Admin interfeysinin dilini Qonaq təcrübəsindən ayrı saxlayın.
- Dəvətnamə, Ticket və Calendar QRGATE sistem mətnlərində eyni Event dilindən istifadə edin.
- Təşkilatçı tərəfindən daxil edilən təqdimat məzmununu ayrıca yoxlayın, çünki bu məzmun dəyişdirilmir.
QRGATE harada uyğundur, harada deyil
QRGATE təşkilatçı tərəfindən idarə olunan Qonaq siyahısı üçün dəvətnamə əsaslı tədbir əməliyyatları platformasıdır. O, CRM, açıq bilet bazarı, ödəniş prosessoru və ya ümumi marketinq avtomatlaşdırma platforması deyil. QRGATE açıq iştirakçı qeydiyyat forması təqdim etmir və ziyarətçinin özünü məhsul təqdimatı Qonaq siyahısına əlavə etdiyi proses yaratmır. Buna görə təqdimat komandası kimin dəvət olunacağını əvvəlcədən müəyyən edir və həmin dəvətlilərin girişini koordinasiya etmək istəyirsə, QRGATE uyğun seçimdir.
- Siyahı idarəçiliyindən Check-in və hesabatlara qədər nəzarətli, yalnız dəvətnamə ilə Qonaq əməliyyatları üçün QRGATE seçin.
- Qonaq siyahısında kimin olacağını müəyyən etmək üçün təşkilatçının mövcud planlama prosesindən istifadə edin.
- Açıq bilet satışı, ödəniş emalı və ya iştirakçıların açıq özünəqeydiyyatını gözləməyin.
- Bu səhifədə sənədləşdirilməyən imkanlar üçün fərziyyə irəli sürmək əvəzinə support@qrgate.org ünvanı ilə əlaqə saxlayın.
Növbəti məhsul təqdimatınız üçün qərar yoxlama siyahısı
Məhsul təqdimatı qonaqlarının idarə edilməsi proqramını seçərkən QR skanını ayrıca qiymətləndirmək əvəzinə bütün əməliyyat yolunu xəritələndirin. Aşağıdakı suallar marketinq komandası, agentlik və ya məkan üçün dəvətnamə əsaslı iş axınının uyğun olub-olmadığını müəyyənləşdirməyə kömək edə bilər.
- Dəvətnamələr göndərilməzdən əvvəl təşkilatçı Qonaq siyahısını yaradacaq və ya idxal edəcəkmi?
- Komandaya iştirakla qarışdırılmadan opsional RSVP cavabları lazımdırmı?
- Hər dəvət olunmuş Qonaq Event-ə bağlı unikal QR Ticket almalıdırmı?
- Girişdə Entry Staff, Self Check-in, yoxsa hər ikisi istifadə olunacaq?
- VIP girişinin, yeməklərin, parklanmanın, hədiyyələrin və digər Qonaq Extra Items statuslarının Event-ə bağlı izlənməsi lazımdırmı?
- Komandaya Qonaq siyahısının görünüşü, Check-in hesabatları, Extra Items hesabatları və ya eksportlar lazımdırmı?
- Beynəlxalq Qonaqlar üçün Event-ə məxsus Qonaq dili tələb olunurmu?
- Tələb açıq qeydiyyat və ya bilet satışı deyil, yalnız dəvətnamə ilə Qonaq idarəetməsidirmi?
Tez-tez verilən suallar
Məhsul təqdimatı Qonaq siyahısını Excel-dən idxal edə bilərəmmi?
Bəli. Təşkilatçı QRGATE-də Qonaq qeydləri yarada və ya onları dəstəklənən Excel formatından idxal edə bilər. Yaranan Qonaq qeydləri konkret Event-ə aid olur və Dəvətnamələr, QR Ticket-lər, Check-in və hesabatlar üçün istifadə edilə bilər.
QRGATE açıq iştirakçı qeydiyyatı olmadan yalnız dəvətnamə ilə məhsul təqdimatını idarə edə bilərmi?
Bəli. QRGATE əvvəlcədən müəyyən edilmiş, təşkilatçı tərəfindən idarə olunan Qonaq siyahısı ilə yalnız dəvətnamə əsasında keçirilən Event-lər üçün hazırlanıb. Qonaq qeydlərini təşkilatçı yaradır, idxal edir və idarə edir; ziyarətçilər açıq Event qeydiyyat forması vasitəsilə özlərini əlavə etmirlər.
Dəvət olunmuş məhsul təqdimatı Qonaqları RSVP verə bilərmi?
Bəli, Event üçün RSVP aktivləşdirildikdə. Hər Qonaq öz QR Ticket səhifəsində Attending və ya Not attending seçə, yaxud Pending / No response yet statusunda qala bilər. Qonaq dəstəklənən Event dövründə əvvəlki cavabını yeniləyə bilər.
RSVP cavabı məhsul təqdimatında Check-in hesab olunurmu?
Xeyr. RSVP iştirak niyyətini, Check-in isə faktiki və təsdiqlənmiş giriş hadisəsini qeydə alır. Attending cavabı avtomatik Check-in yaratmır və Not attending cavabı QR Ticket-i avtomatik ləğv etmir.
Məhsul təqdimatı Qonaqları özləri Check-in edə bilər, yoxsa girişə Entry Staff nəzarət etməlidir?
Hər iki iş axını dəstəklənir. Səlahiyyətli Entry Staff Staff-assisted Check-in həyata keçirə bilər, Self Check-in isə dəvət olunmuş Qonağa öz QR Ticket-i və ya dəstəklənən identifikatoru ilə girişi başlatmağa imkan verir. Hər iki iş axınında Event-ə məxsus biznes yoxlaması tətbiq edilir.
VIP girişi, yemək və ya hədiyyə kimi məhsul təqdimatı Qonaq Extra Items məlumatlarını izləyə bilərəmmi?
QRGATE Extra Items vasitəsilə Event-ə məxsus xidmətləri, hüquqları və ya fiziki əşyaları Qonaqla əlaqələndirə bilər. Qurulmuş prosesdən asılı olaraq təyin etmə, mövcudluq və istifadə və ya təhvil statusları izlənə, əlaqəli hesabatlar isə nəzərdən keçirilə bilər.
Məhsul təqdimatının Qonağa görünən Dəvətnamə dili admin interfeysinin dilindən fərqli ola bilərmi?
Bəli. Təşkilatçı admin interfeysindən müstəqil olaraq Event səviyyəsində Qonağa görünən Dəvətnamə dilini seçə bilər. Dəvətnamə, Qonağın QR Ticket səhifəsi və Calendar səhifəsi üçün QRGATE sistem mətnləri bu Event parametrini izləyir. Təşkilatçı tərəfindən daxil edilən Event məzmunu avtomatik tərcümə edilmir.
QRGATE məhsul təqdimatları üçün açıq bilet satışı dəstəkləyirmi?
Xeyr. QRGATE açıq bilet satışı və ya ödəniş platforması deyil. Platforma təşkilatçı tərəfindən idarə olunan Qonaq siyahısına əsaslanan yalnız dəvətnamə ilə əməliyyatları dəstəkləyir. Əlavə imkan barədə dəqiqləşdirmə üçün support@qrgate.org ünvanı ilə əlaqə saxlayın.
QRGATE hesabınızı yaradın və demonu sınayın
Növbəti məhsul təqdimatınız üçün təşkilatçı tərəfindən idarə olunan Qonaq siyahısından və Dəvətnamələrdən QR Ticket yoxlaması və Check-in-ə qədər yalnız dəvətnamə ilə Event iş axını qurun.
QRGATE hesabı yaradın və demonu sınayın