Tibbi konfrans təşkilatçılarına çox vaxt sadəcə qeydiyyat forması kifayət etmir. Onlar strukturlaşdırılmış iştirakçı məlumatlarını toplamalı, tutumu idarə etməli, Event Guest List-ə kimin əlavə olunacağını nəzərdən keçirməli və qəbul edilən hər iştirakçıya Invitation, QR Ticket və təsdiqlənmiş Check-in üçün aydın yol təqdim etməlidirlər. QRGATE bu mərhələləri vahid Event kontekstində birləşdirir. Tibbi konfrans konteksti yalnız əməliyyat istifadə ssenarisini müəyyənləşdirir; QRGATE tibbi sektor üzrə uyğunluq, CME və ya CPD idarəçiliyi, akkreditasiya izlənməsi və ya elmi proqram idarəçiliyi iddiası irəli sürmür.
Tibbi konfrans qeydiyyatı komandaları nəyə nəzarət etməlidir
İctimai göndərişlər, qəbul edilmiş Guests və faktiki Event girişi eyni proses kimi qəbul edildikdə konfrans qeydiyyatını idarə etmək çətinləşə bilər. Tipik problemlərə faydalı iştirakçı məlumatlarını toplamayan sadə ad və e-poçt forması, fərdi şəxsləri gizlədən qrup göndərişləri, qruplar əsasında aparılan tutum hesablamaları və aydın əməliyyat həyat dövrünü paylaşmayan ayrıca qeydiyyat, Invitation və Check-in alətləri daxildir.
- İctimai Registration göndərişini qəbul edilmiş Event Guest-dən ayrı saxlayın.
- Standart iştirakçı sahələrini və təşkilatçı tərəfindən müəyyənləşdirilən custom sualları strukturlaşdırılmış formada toplayın.
- Tutumu Registration Group-a görə deyil, iştirakçıya görə hesablayın.
- Verification, Registration status, RSVP niyyəti, QR Ticket identifikasiyası və faktiki Check-in-i bir-birindən ayırın.
- Standart məlumatları və custom cavabları əhatə edən iştirakçı səviyyəli ixrac əldə edin.
Əl ilə qurulan həllər niyə çox vaxt kifayət etmir
Komandalar konfransı idarə etmək üçün cədvəlləri, e-poçt yazışmalarını və tədbir girişindəki siyahını birləşdirə bilərlər. Koordinator forma cavablarını Guest List-ə köçürə, tutum üçün ikinci cədvəl saxlaya, Invitations-ı başqa alətdən göndərə və girişdə əməkdaşlardan adları təsdiqləməyi xahiş edə bilər. Bu yanaşma hansı qeydin aktual olduğunu, iştirakçının hansı qrupa aid olduğunu, təsdiqlənib-təsdiqlənmədiyini və həqiqətən Event-ə daxil olub-olmadığını görməyi çətinləşdirir. Həmçinin RSVP cavabını və oxuna bilən QR şəklini qeydə alınmış giriş qərarı ilə qarışdırmaq asanlaşır.
- Cədvəl sətri Registration Contact ilə hər bir fərdi iştirakçı arasındakı əlaqəni qoruya bilməz.
- Bir əlaqə şəxsi bir neçə nəfəri qeydiyyatdan keçirəndə qrup sayımı istifadə olunan yerlərin sayını az göstərə bilər.
- İctimai göndəriş avtomatik olaraq qəbul edilmiş Guest və ya giriş icazəsi demək deyil.
- QR kodun skan edilməsi təkbaşına Guest-in daxil olub-ola bilməyəcəyinə qərar vermir.
- Ayrı sistemlər komandaları Registration, Guest, Invitation və Check-in məlumatlarını əl ilə uzlaşdırmağa məcbur edə bilər.
QRGATE tibbi konfrans iş axınını necə birləşdirir
QRGATE dəvət əsaslı Event əməliyyatları platformasıdır və əlavə olaraq aktivləşdirilə bilən Event Registration moduluna malikdir. Təşkilatçı əvvəlcə Event-i və Registration parametrlərini qurur, sonra Event brendinə uyğun Public Registration Page yayımlayır. Göndərişlər Guest iş axınına keçməzdən əvvəl Registration qeydləri kimi saxlanılır. Event siyasətindən asılı olaraq təşkilatçı uyğun qeydləri əl ilə nəzərdən keçirə və ya sənədləşdirilmiş verification basis-ə malik uyğun Registrations üçün avtomatik transferi aktivləşdirə bilər.
- Registration açılış və bağlanış vaxtlarını, maksimum iştirakçı tutumunu, ictimai əlçatanlıq göstəricisini və transfer rejimini təyin edin.
- Event brendi, əsas məlumatlar və təşkilatçı tərəfindən müəyyənləşdirilən məlumat bloku ilə Event-ə xüsusi Registration Page yayımlayın.
- Ad, e-poçt, telefon, şirkət, vəzifə və şərh kimi standart sahələri, həmçinin custom sualları toplayın.
- Fərdi qeydiyyatlar və Registration Contacts üçün e-poçt verification və təhlükəsiz idarəetmə linklərindən istifadə edin.
- Transferdən əvvəl və ya transfer zamanı Registration statusunu, verification vəziyyətini və Guest List conversion state məlumatını nəzərdən keçirin.
- Guest-dən Invitation, optional RSVP, QR Ticket və təsdiqlənmiş Check-in mərhələlərinə ayrıca keçin.
Strukturlaşdırılmış tibbi konfrans iştirakçı məlumatlarını toplayın
Registration Form Builder təşkilatçılara standart sahələrə əlavə olaraq custom suallar yaratmağa imkan verir. Məsələn, hipotetik tibbi konfrans üçün komanda Event-i təşkil etmək məqsədilə müəssisə, peşə rolu və ya iştirak seçimi kimi məlumatları qısa mətn və ya seçim əsaslı suallarla toplaya bilər. Bunlar təşkilatçı tərəfindən müəyyənləşdirilən suallardır; tibbi sektor üzrə uyğunluq və ya peşəkar lisenziyanın yoxlanılması qaydaları deyil.
- Təşkilatçı tərəfindən müəyyənləşdirilən məlumatlar üçün Short text və Long text istifadə edin.
- Strukturlaşdırılmış cavablar üçün Yes / No, Single choice, Multiple choice və Checkbox suallarından istifadə edin.
- Dəstəkləndiyi hallarda etiket, yardım mətni, məcburi və ya istəyə bağlı status, aktivlik və sıralama təyin edin.
- Hər cavabı fərdi Attendee Registration qeydi ilə əlaqələndirin.
- Custom sual cavablarını Registration Excel export-da dinamik sütunlar kimi ixrac edin.
Guest List transferindən əvvəl tutumu və verification prosesini idarə edin
QRGATE tutumu Registration Group sayına görə deyil, iştirakçı sayına görə hesablayır. Təsdiqlənmiş Registration Contact beş iştirakçı əlavə edərsə, həmin beş nəfər beş iştirakçı yeri tutur. Sistem paralel göndərişlərə qarşı qoruma da daxil olmaqla son tutum yoxlamasını backend-də aparır. Təşkilatçı Public Registration Page-də qalan yerlərin göstərilib-göstərilməyəcəyini də seçə bilər.
- New və Approved statuslu iştirakçılar normal tutuma daxil edilir.
- Rejected və Waitlist statuslu iştirakçılar normal tutuma daxil edilmir.
- Manual Guest List transfer standart rejimdir və təsdiqi təşkilatçının iş axınında saxlayır.
- Automatic transfer hər Event üçün yalnız uyğun Registrations üçün aktivləşdirilə bilər.
- Self-registration uyğunluğu üçün iştirakçının öz e-poçt verification-ı tələb olunur.
- Təsdiqlənmiş Registration Contact onun əlavə etdiyi iştirakçılar üçün verification basis təmin edə bilər, lakin bu, hər iştirakçının öz e-poçtunu təsdiqləmir.
Fərdi qeydləri itirmədən bir neçə konfrans iştirakçısını qeydiyyatdan keçirin
Registration Contact öz e-poçtunu təsdiqləyərək Registration Group-a bir və ya bir neçə iştirakçı əlavə edə bilər. QRGATE qrup əlaqəsini saxlayır və hər şəxs üçün ayrıca Attendee Registration yaradır. Bu yanaşma şirkət koordinatoru, assosiasiya əlaqələndiricisi və ya tədbir agentliyi bir neçə konfrans iştirakçısını birlikdə qeydiyyatdan keçirəndə faydalıdır.
- Hər iştirakçının ayrıca Registration qeydi, custom cavabları, statusu və conversion state-i olur.
- Hər iştirakçı sonradan fərdi Invitation, RSVP, QR Ticket və Check-in tarixçəsi olan ayrıca Guest-ə çevrilə bilər.
- Registration Contact tərəfindən əlavə edilən iştirakçı təhlükəsiz link vasitəsilə e-poçtunu təsdiqləyərək öz qeydini self-claim edə bilər.
- Self-claim-dən sonra iştirakçı Guest List transferinə qədər şəxsi Registration məlumatlarının əsas ictimai redaktəçisi olur.
- Event daxilində e-poçt artıq mövcuddursa, QRGATE təkrar attendee Registration yaratmır; bunun əvəzinə təhlükəsiz claim marşrutu təklif oluna bilər.
Invitation-dan Check-in-ə qədər əməkdaşlıq edən modullar
Konfrans qeydiyyatı və Check-in proqramının dəyəri yalnız formadan ibarət deyil. Event Registration Settings, Registration Groups, Attendee Registrations, Guests, Invitations, RSVP, QR Tickets və Check-in üçün ortaq kontekst yaradır. Uyğun iştirakçı transfer edildikdən sonra Guest sonrakı Invitation və giriş iş axınının əməliyyat obyektinə çevrilir.
- Event və Event Registration: konfrans kontekstini, formanı, vaxtı, tutumu və transfer siyasətini müəyyənləşdirir.
- Registration və Form Builder: standart və custom iştirakçı məlumatlarını toplayır.
- Guest List: nəzarətli transferdən sonra qəbul edilmiş Event-ə xüsusi Guest qeydlərini saxlayır.
- Invitation: fərdiləşdirilmiş Event və Guest məlumatlarını e-poçtla, QR Ticket girişi və optional RSVP ilə göndərir.
- RSVP: aktiv olduqda Pending, Attending və Not attending iştirak niyyətini qeydə alır; iştirakın sübutu deyil.
- QR Ticket və Check-in: Guest/Ticket-i müəyyənləşdirir və qəbul edilmiş və ya rədd edilmiş girişi qeydə almadan əvvəl Event qaydalarını tətbiq edir.
- Entry Staff və Self Check-in: mərkəzi Event iş axınında əməkdaş dəstəkli və ya Guest tərəfindən başladılan Check-in-i dəstəkləyir.
Tibbi konfrans üçün praktik qeydiyyat iş axını
Tipik iş axını konfransınızın iştirakçıları necə qəbul etdiyinə uyğun qurula bilər. Aşağıdakı nümunə nəzarətli təsdiqlə ictimai qeydiyyat marşrutundan istifadə edir, lakin artıq məlum olan şəxslər üçün təşkilatçı tərəfindən idarə olunan Guest List və dəstəklənən Excel import imkanlarını da saxlayır.
- 1. Event yaradın və tarix, vaxt, məkan, brend, giriş məlumatları və Guest-facing dil parametrlərini əlavə edin.
- 2. İstəyə bağlı Event Registration modulunu aktivləşdirin və açılış-bağlanış vaxtlarını, iştirakçı tutumunu və istəyə bağlı ictimai əlçatanlığı təyin edin.
- 3. Registration Information blokunu əlavə edin və standart sahələr və custom suallarla formanı yaradın.
- 4. Brendli Public Registration Page yayımlayın, URL-ni və ya Registration QR kodunu paylaşın, yaxud vebsaytda kopyalana bilən HTML <a> registration button yerləşdirin.
- 5. Fərdi və ya qrup göndərişlərini qəbul edin. Verification tamamlanmazdan əvvəl göndəriş Registration kimi saxlanılır.
- 6. Sənədləşdirilmiş e-poçt verification əsasından istifadə edin. Registration Contact bir neçə iştirakçı qeydiyyatdan keçirə bilər; şəxslər isə öz qeydlərini təsdiqləyə və ya sonradan self-claim edə bilərlər.
- 7. Manual rejimdə uyğun qeydləri nəzərdən keçirin, statusu təyin edin və Add selected to Guest List seçin. Automatic rejimdə QRGATE təşkilatçının aktivləşdirdiyi siyasətə uyğun uyğun verified Registrations-ı transfer edə bilər.
- 8. Ayrı-ayrı fərdiləşdirilmiş Invitation e-poçtunu göndərin. Guest List transferi avtomatik olaraq Invitation göndərmir.
- 9. RSVP aktivdirsə, Guest-in cari iştirak niyyətini toplayın. Daha sonra Guest-facing iş axını ilə fərdi QR Ticket təqdim edin.
- 10. Məkanda səlahiyyətli Entry Staff və ya dəstəklənən Self Check-in iş axını girişi başladır. QRGATE Event və Guest/Ticket kontekstini yoxlayır və Check-in nəticəsini qeydə alır.
- 11. Guest, Registration, Check-in və müvafiq Extra Item məlumatları üçün dəstəklənən əməliyyat görünüşlərindən və Excel export-lardan istifadə edin. Müvəqqəti bağlantı kəsilərkən dəstəklənən Check-in əməliyyatları davam edə və sənədləşdirilmiş Offline iş axını tətbiq edildikdə sonradan sinxronlaşa bilər.
Platformanı seçməzdən əvvəl nəyi dəqiqləşdirməliyik
Qeydiyyat qatını nəzarətli Guest List və sonrakı Invitation-dan girişə qədər iş axını ilə birləşdirmək istəyən tibbi konfranslar üçün QRGATE uyğun seçim ola bilər. Event Registration aktiv olduqda belə, mövcud təşkilatçı tərəfindən idarə olunan marşrut dəstəklənir: komandalar Guests-i əl ilə yarada və ya dəstəklənən Excel import-dan istifadə edə bilərlər.
- Prosesinizin Manual təsdiqə, yoxsa uyğun Registrations üçün təşkilatçı tərəfindən aktivləşdirilən Automatic transferə ehtiyac duyduğunu müəyyənləşdirin.
- Hansı iştirakçı məlumatlarının standart sahə, hansılarının custom sual olacağını qərarlaşdırın.
- Registration Contact qrup qeydiyyatının şirkət, assosiasiya və ya agentlik göndərişləri üçün uyğun olub-olmadığını müəyyən edin.
- Hesablanmış qiymətləri yalnız məlumat xarakterli qeydiyyat qiyməti kimi qəbul edin. QRGATE kart ödənişlərini emal etmir, ödənişləri hesablaşmır və ictimai ticket sales həyata keçirmir.
- Registration QR kodunun Public Registration Page-ə keçid verdiyini unutmayın; bu, Guest QR Ticket və ya giriş məlumatı deyil.
- QRGATE sənədləri CME və ya CPD kreditlərinin idarə edilməsini, akkreditasiya izlənməsini, tezis göndərişini, spiker idarəçiliyini, tibbi müəssisə yoxlamasını, peşəkar lisenziyanın təsdiqini, səhiyyə sertifikatlarını və ya tənzimləyici zəmanətləri təsdiqləmir.
- Product Brain-də sənədləşdirilməyən imkan lazımdırsa, mövcud olduğunu fərz etmək əvəzinə support@qrgate.org ünvanı ilə əlaqə saxlayın.
Tez-tez verilən suallar
QRGATE iştirakçılar Guest olmamışdan əvvəl tibbi konfrans qeydiyyatını idarə edə bilərmi?
Bəli. Event Registration istəyə bağlı Event səviyyəli moduldur. İctimai göndəriş əvvəlcə Attendee Registration kimi saxlanılır. O, yalnız sənədləşdirilmiş verification və uyğunluq qaydaları Manual transfer və ya təşkilatçı tərəfindən aktivləşdirilmiş Automatic transfer vasitəsilə yerinə yetirildikdən sonra Guest-ə çevrilə bilər.
Tibbi konfrans Registration Form-una custom iştirakçı sualları əlavə etmək mümkündürmü?
Bəli. Form Builder Short text, Long text, Yes / No, Single choice, Multiple choice və Checkbox suallarını dəstəkləyir. Etiket, yardım mətni, məcburi və ya istəyə bağlı status, aktivlik və sıralama kimi parametrlər dəstəklənən hallarda təyin edilə bilər. Cavablar fərdi Attendee Registration ilə əlaqəli qalır və Registration Excel export-da dinamik sütunlar kimi görünə bilər.
Bir Registration Contact bir neçə konfrans iştirakçısını qeydiyyatdan keçirə bilərmi?
Bəli. Təsdiqlənmiş Registration Contact bir neçə iştirakçını əhatə edən qrup Registration yarada bilər. Hər şəxs ayrıca Attendee Registration olaraq qalır və sonradan fərdi Guest, Invitation, RSVP, QR Ticket və Check-in qeydinə sahib ola bilər.
Hər ictimai Registration göndərişi dərhal Guest-ə çevrilirmi?
Xeyr. Registration və Guest ayrı mərhələlərdir. Manual rejimdə təşkilatçı uyğun qeydləri nəzərdən keçirir və transfer edir. Automatic rejimdə siyasət əvvəlcə təşkilatçı tərəfindən aktivləşdirilməlidir və yalnız sənədləşdirilmiş verification basis-ə və uyğunluğa malik Registrations transfer edilə bilər. Transfer özü giriş icazəsi vermir.
Təşkilatçılar tibbi konfrans üçün maksimum iştirakçı tutumu təyin edə bilərmi?
Bəli. QRGATE maksimum iştirakçı tutumunu dəstəkləyir və tutumu Registration Group-a görə deyil, iştirakçıya görə hesablayır. New və Approved iştirakçılar normal tutuma daxil edilir, Rejected və Waitlist iştirakçıları isə daxil edilmir. Son tutum yoxlaması backend-də aparılır və ictimai əlçatanlığın göstərilməsi istəyə bağlıdır.
QRGATE tibbi konfrans qeydiyyatı üzrə ödənişləri emal edirmi?
Xeyr. QRGATE baza qiyməti, valyuta, təşkilatçı tərəfindən müəyyənləşdirilən suffix və dəstəklənən cavab və ya seçim düzəlişləri əsasında məlumat xarakterli qeydiyyat qiymətini hesablaya və göstərə bilər. Lakin onlayn ödəniş emalı, ödənişin təsdiqi, hesablaşma, faktura ödənişlərinin toplanması və ya ictimai ticket sales təqdim etmir.
Uyğun Registration Guest List-ə əlavə edildikdən sonra nə baş verir?
İştirakçı ilkin Registration-a bağlı Event-ə xüsusi Guest-ə çevrilir və ictimai Registration redaktəsi kilidlənir. Təşkilatçı daha sonra ayrıca Guest həyat dövrünü izləyir: Invitation, optional RSVP, QR Ticket və təsdiqlənmiş Check-in. Transfer zamanı Invitation avtomatik göndərilmir.
Registration QR kodu Guest QR Ticket ilə eynidirmi?
Xeyr. Registration QR kodu Public Registration Page-ə yönləndirir və qeydiyyat linkini paylaşmaq üçün istifadə olunur. Guest QR Ticket sonrakı Check-in iş axınında istifadə edilən, Guest və Event-ə xüsusi identifikatordur. QR kodun skan edilməsi təkbaşına giriş qərarı yaratmır.
QRGATE hesabınızı yaradın və demonu sınayın
Event qurun, qeydiyyatdan Guest-ə keçid iş axınını yoxlayın və Invitations, QR Tickets və təsdiqlənmiş Check-in proseslərinin tibbi konfrans əməliyyatlarınıza necə uyğun gəldiyini qiymətləndirin.
Hesab yaradın və demonu sınayın